Dengan keadaan COVID-19 yang berubah dari semasa ke semasa, sangatlah penting untuk memaklumkan kepada ibubapa mengenai pembukaan atau penutupan sekolah dari semasa ke semasa.

Keselamatan anak-anak merupakan keutamaan bagi para ibubapa, pihak sekolah boleh membantu untuk mengurangkan kerisauan ibubapa melalui komunikasi secara berkesan. Ini akan memberikan ketenangan dan jaminan kepada para ibubapa bahawa anak mereka dijaga dengan baik di sekolah anda. Komunikasi secara berkesan mengurangkan salah faham antara ibubapa dan pihak sekolah.

Berikut merupakan beberapa info untuk membantu anda mempunyai komunikasi secara jelas dan professional bersama para ibubapa.

1. Maklumat yang para ibubapa perlu tahu

Perubahan akan berlaku dan sebagai pihak pengurusan adalah sangat penting untuk memastikan semua kakitangan dan juga para ibubapa sentiasa dimaklumkan mengenai maklumat yang terbaharu untuk mengelakkan salah faham. Komunikasi yang berkesan sangat membantu kelancaran di sekolah anda.

Berikut merupakan beberapa garis panduan harian yang diperlu diketahui oleh ibubapa:

- Daftar masuk/keluar sekolah

- Waktu operasi sekolah (buka dan tutup sekolah)

- Perubahan waktu makan

- Saiz kelas dan ruang pembelajaran

- Polisi Pelawat

- Pembersihan (sanitasi) di sekolah secara berkala

- Garis panduan keselamatan dan penjarakan sosial

Selain itu, anda juga boleh memberikan nasihat dan juga panduan mengenai apa yang perlu dilakukan oleh para ibubapa ketika di rumah dan juga sebelum tiba di sekolah. Antaranya:

- Menunjukkan kasih sayang seperti pelukan dan ciuman ketika di rumah

- Menyediakan dan membawa makanan dari rumah

- Sanitasi semua peralatan dan alat tulis

- Peringatan untuk mengamalkan gaya hidup yang sihat

Bersikap telus terutamanya berkaitan perkhidmatan yang akan diberikan dan juga untuk mematuhi peraturan semasa. Walaupun kelihatan berulang kali, ia pasti dapat membantu menjaga hubungan bersama ibubapa untuk mereka sentiasa maklum mengenai maklumat-maklumat di sekolah.

2. Sertakan penjelasan di dalam hebahan sekolah

Para ibubapa mudah berasa tidak selesa apabila terlalu banyak maklumat dan peraturan baru. Oleh itu, adalah lebih baik untuk memberikan konteks yang jelas dan ringkas mengapa anda melakukan perubahan tersebut kerana secara tidak langsung ini melibatkan keselamatan anak-anak mereka.

Dengan menberikan penjelasan, anda menunjukkan bahawa anda telah melakukan penelitian terhadap peraturan yang terbaharu. Oleh kerana situasi COVID-19 sentiasa berubah, kadangkala ibubapa juga keliru dan terlepas pandang mengenai panduan yang telah ditetapkan oleh pihak kerajaan. Makluman berserta penjelasan membantu mereka untuk memahami dengan lebih jelas tentang tujuan pelaksanaan dan pada masa yang sama membina hubungan yang baik dan  juga kepercayaan ibubapa.

3. Mendokumentasikan segala makluman untuk memudahkan para ibubapa mengaksesnya kembali

Terdapat pelbagai cara untuk memaklumkan kepada ibubapa. Daripada mengedarkan risalah atau memo dan juga menampal buletin di papan kenyataan adalah lebih baik berkongsi di dalam talian untuk berkongsi maklumat yang mana tiada had untuk mengaksesnya.

Sekiranya ia adalah salinan fizikal, anda boleh memasukkannya ke dalam buku log ataupun beg anak- anak untuk memaklumkan kepada ibubapa. Sebaliknya, jika didokumenkan secara dalam talian, sudah pasti para ibubapa mempunyai akses untuk melihat dokumen bila-bila masa dan sentiasa mendapat makluman baru dengan cepat dan pantas.

Sekiranya anda menggunakan LittleLives, anda boleh menyimpan dan menghantar pesanan dengan mudah melalui saluran hebahan bersama pautan dan lampiran yang boleh dimuat turun. Mereka akan menerimanya melalui aplikasi ‘Little Family Room’ dan dapat mengaksesnya bila-bila masa. Ini sangat memudahkan para ibubapa untuk mendapatkan maklumat mengenai perkembangan di sekolah dengan begitu mudah.

4. Mengekalkan nada positif dan galakan kepada ibubapa di dalam hebahan sekolah

Sekarang merupakan masa yang sukar dan ia mempengaruhi setiap orang secara berbeza. Sebagai pihak pengurusan sekolah, adalah sangat penting untuk mempertimbangkan nada dan cara penyampaian mesej kepada ibubapa. Sama ada, mesej secara dalam talian atau bersemuka, anda haruslah memaparkan sikap positif agar ibubapa selesa untuk berkomunikasi dan berkongsi pendapat.

Beberapa cadangan yang boleh dipraktiskan adalah melampirkan video-video yang kelakar di hebahan yang seterusnya supaya para ibubapa tidak berasa kekok. Salah satu cara juga untuk menunjukkan bahawa guru anda bekerja keras untuk menyediakan persekitaran yang selamat dan bersih adalah dengan merakam video di belakang tabir untuk dikongsi bersama ibubapa.

Usaha-usaha ini dapat membantu menyampaikan mesej-mesej yang telah dihantar secara dalam talian untuk mereka memahami keikhlasan anda dalam mendidik anak-anak mereka.

Ini merupakan beberapa panduan yang anda boleh mula praktiskkan untuk menghebahkan maklumat kepada ibubapa.